Jumat, 04 September 2009

Halal Bihalal SMA Negeri 1 Porong

IKATAN ALUMNI SMA NEGERI 1 PORONG
JALAN BHAYANGKARI 12 JUWET KENONGO, PORONG – SIDOARJO

Sidoarjo, September 2009
Nomor : UND- /IKA-SMAN1P/VIII/2009
Sifat : Penting
Hal : Undangan Halal Bihalal

Yth. Segenap Alumni SMA negeri 1 Porong
di tempat

Assalamu a’laikum warohmatullohi wabarokatuh.
Segala puji bagi Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya yang tak terhingga. Sholawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Dalam rangka merayakan Hari Raya Idul Fitri 1430 H dan meningkatkan silaturrohim keluarga besar alumni SMA Negeri 1 Porong, maka pengurus IKA-SMAN1P akan mengadakan acara ”Halal Bihalal Alumni SMA Negeri 1 Porong”. Oleh karena itu, dengan ini kami mengharap kedatangan para alumni pada :
hari , tanggal : Sabtu , 26 September 2009
waktu : 08.00 WIB s.d Selesai
tempat : Lapangan Basket SMA Negeri 1 Porong.

Demikian untuk diketahui dan dimaklumi. Atas perhatiannya kami ucapkan banyak terima kasih.



Ketua Panitia,



Choirul Anam










Informasi :
1. Alumni adalah Alumni SMA Negeri 1 Porong;
2. Peserta adalah alumni dan orang yang diajak atau mendampingi alumni yang mengikuti acara Halal Bihalal;
3. Acara Halal Bihalal ini bersifat terbuka, dengan demikian setiap alumni dari semua angkatan tahun kelulusan dapat mengikuti acara Halal Bihalal ini;
4. Setiap alumni berhak mengajak teman atau keluarga untuk mengikuti acara dengan syarat bahwa alumni tersebut telah membayar iuran partisipasi sebagaimana dimaksud pada poin 5;
5. Untuk mengikuti acara Halal Bihalal setiap peserta wajib membayar iuran partisipasi minimal Rp. 20.000 , -
6. Setiap peserta yang telah membayar iuran partisipasi berhak mengikuti acara, mendapat konsumsi, stiker/ undangan dalam bentuk kartu perdana dan mengikuti undian doorprice;
7. Setiap peserta yang hendak mengikuti acara Halal Bihalal wajib mendaftar dan terdaftar pada koordinator;
8. Pada saat mendaftar, setiap alumni harus menyebutkan nama, tahun kelulusan, jumlah iuran partisipasi yang akan dibayarkan dan jumlah peserta yang didaftarkan. Yang dimaksud dengan jumlah peserta disini adalah apakah alumni tersebut mendaftar seorang diri atau bersama dengan orang lain;
9. Pendaftaran dapat dilakukan dengan secara langsung, melalui sms, atau sarana lainnya yang dapat dipersamakan dengan itu, baik secara individu atau secara kolektif;
10. Setiap peserta yang mendaftar akan terdaftar pada Daftar Peserta;
11. Daftar Peserta adalah daftar yang memuat rincian nama peserta, tahun kelulusan, nomor HP/nomor telepon serta jumlah iuran partisipasi yang dibayar. Bentuk dan isi Daftar Peserta akan dibuat berdasarkan keputusan Ketua Umum IKA-SMAN1P;
12. Perhitungan konsumsi, stiker/undangan dalam bentuk kartu perdana serta tempat duduk berdasarkan atas jumlah peserta yang terdapat dalam Daftar Peserta dan jumlah peserta tambahan menurut perkiraan koordinator;
13. Koordinator adalah alumni yang ditunjuk dan ditetapkan Ketua Panitia untuk menjadi koordinator atau alumni yang mendaftarkan diri secara sukarela untuk ditunjuk dan ditetapkan Ketua Panitia sebagai koordiantor;
14. Koordinator bertugas untuk mencari peserta, mengumpulkan dana, memasukkan data peserta acara Halal Bihalal ke dalam Daftar Peserta, melaporkan data peserta secara berkala atau berdasarkan permintaan Ketua Panitia/Ketua IKA-SMAN1P dan bertanggung jawab atas pembayaran iuran partisipasi dari setiap peserta acara Halal Bihalal yang mendaftar dan terdaftar dalam Daftar Peserta pada koordinator tersebut. Koordinator berhak menerima pendaftaran dan pembayaran dari semua angkatan. Penunjukan koordinator per angkatan bertujuan untuk kemudahan saja,dengan demikian dipersilahkan kepada calon peserta/alumni untuk mendaftar dan membayar di koordinator yang dikenal baik dan atau koordinator yang paling dekat dengan tempat tinggal atau domisili;
15. Untuk memudahkan proses pendaftaran, setiap koordinator dapat menunjuk alumni lain yang dikenal baik oleh koordinator dan dapat dipercaya untuk dapat dijadikan sebagai Sub Koordinator;
16. Sub koordinator adalah alumni yang bertugas untuk mencari peserta, mengumpulkan dana, melaporkan data peserta secara berkala atau berdasarkan permintaan Koordinator untuk dimasukkan Daftar Peserta yang dipegang oleh Koordinator. Setiap Sub Koordinator tidak berhak memegang Daftar Peserta, dengan demikian Sub Koordinator tidak bertanggung jawab atas pembayaran iuran partisipasi dari peserta, namun atas persetujuan koordianator Sub Koordinator dapat menerima pembayaran iuran partisipasi dari peserta untuk diserahkan kepada Koordinator yang telah menunjuknya. Tanggung Jawab pembayaran iuran partisipasi dari peserta merupakan tanggung jawab koordinator;
17. Setiap peserta yang tidak terdaftar dalam Daftar Peserta yang ada pada Koordinator tidak termasuk dalam perhitungan Konsumsi, stiker dan undangan dalam bentuk kartu perdana;
18. Pembayaran dilakukan kepada Koordinator tempat dimana peserta tersebut mendaftar dan terdaftar. Dalam kondisi tertentu peserta tersebut dapat membayar kepada koordinator lain dengan syarat bahwa pembayaran tersebut telah diketahui dan mendapat persetujuan Koordinator dimana peserta tersebut pertama kali mendaftar dan terdaftar. Dalam kondisi tersebut Koordinator yang menerima pembayaran memasukkan nama peserta tersebut ke dalam Daftar Peserta yang berada dalam tanggung jawabnya dan Koordinator dimana peserta tersebut pertama kali mendaftar dan terdaftar mencoret nama peserta tersebut dari Daftar Peserta yang berada dalam tanggung jawabnya;
Ilustrasi poin 17 : Azmi, alumni tahun 2006, hendak mengikuti acara Halal Bihalal, dia mendaftar dengan cara mengirimkan sms kepada As’ad (koordinator), maka pembayaran iuran partisipasi diserahkan kepada As’ad. Namun, jika dikarenakan suatu hal Azmi tidak dapat membayar kepada As’ad maka Azmi dapat membayar iuran partisipasi melalui Koordinator yang lainnya dengan syarat Azmi telah melakukan pemberitahuan kepada As’ad dan As’ad menyetujuinya. Jika Azmi membayar melalui I’in (Koordinator), maka sebelum melakukan pembayaran iuran partisipasi Azmi wajib memberitahukan hal tersebut kepada As’ad. Jika As’ad menyetujuinya maka pembayaran iuran partisipasi kepada I'in;
19. Pendaftaran dan Pembayaran dilakukan paling lambat hari Minggu, tanggal 13 September 2009;
20. Bagi Calon peserta yang mendaftar tetapi tidak melakukan pembayaran hingga batas terakhir pembayaran iuran maka calon peserta tersebut akan dicoret dari Daftar Peserta;
21. Dalam kondisi tertentu dan berdasarkan pertimbangan Koordinator, apabila peserta tidak dapat membayar iuran tersebut sesuai waktu yang ditetapkan, maka pembayaran dapat dilakukan setelah tanggal 13 September 2009 atau paling lambat pada 5 (lima) hari sebelum pelaksanaan acara dengan syarat bahwa koordinator mengetahui dan menyetujui penangguhan pembayaran tersebut. Koordinator bertanggung jawab atas pembayaran iuran tersebut. Yang dimaksud kondisi tertentu adalah kondisi yang menyulitkan bagi calon peserta untuk melakukan pendaftaran dan atau pembayaran. Misalnya : alumni/calon peserta tersebut berada di luar kota sehingga kesulitan untuk melakukan pembayaran iuran ke koordinator;
22. Sebagai informasi bahwa akan diadakan rapat pembahasan persiapan acara pada tanggal 13 September 2009 di SMA Negeri 1 Porong pada pukul 09.00 WIB, kepada para peserta dipersilahkan untuk datang dan melakukan pembayaran saat itu;
23. Dalam kondisi tertentu setiap alumni atau siswa SMA Negeri 1 Porong dapat menghadiri acara Halal Bihalal tersebut meskipun tidak mendaftar dan terdaftar dalam Daftar Peserta sampai dengan hari pelaksanaan acara dengan syarat alumni tersebut membayar iuran partisipasi sebesar Rp. 25.000,- hal ini dikarenakan tujuan awal dari acara tersebut adalah menjalin silaturrohim. Yang dimaksud kondisi tertentu ini misalnya : alumni tersebut terlambat atau tidak mendapat informasi sehingga tidak mendaftar dan terdaftar serta kondisi lainnya yang berada diluar kekuasaannya yang mengakibatkan alumni tersebut tidak dapat mendaftar dan atau terdaftar;
24. Ketentuan poin 23 juga berlaku untuk calon peserta yang tidak melakukan pembayaran iuran sebagaimana dimaksud pada poin 20;
25. Peserta yang melakukan pendaftaran dan pembayaran pada hari pelaksanaan acara hanya berhak mendapat konsumsi, stiker/undangan serta tempat duduk apabila persediaan masih ada;
26. Hal-hal yang belum jelas dapat ditanyakan kepada Koordinator yang ditunjuk;
27. Koordinator yang telah ditunjuk dan ditetapkan adalah :
a) M. Yusro (2003)
b) Erwin Ardianto (2004) : 085655494186
c) Purwo : 085655436214
d) Ronky Rusmawan (2004) : 03160645294, 0856480300038
e) Debby (2004) : 081330527800
f) Masrul Andriyanto (2005) : 085646577655
g) Achmad Eka Sanjaya (2005) : 085648040001
h) Dian Manggar Sari (2005) : 08563466108
i) Muklis Al Chakim(2005) : 081553217954
j) As’adul Murtadlo (2006) : 085648189335
k) Andri (2008) : 085731995381
l) Syarifatul Insyiroh/I’in (2006) : 085645417924
m) Imro’atul Qoniah (2007) : 085648435325
n) Choirul Anam (2007) : 085850611154
o) Laily Hidayah : 085655211244
p) Rendra Febri (2009) : 087853119245, 085646853253
q) Grisca Ayu A (2009) : 085755744744
28. Hal-hal yang belum diatur akan diatur lebih lanjut oleh Ketua Panitia.


Ketua IKA-SMAN1P,


Masrul Andriyanto